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Nuova vita per la carta

A Grenoble, presso il suo Centro di ricerche europeo, sotto la guida di una scienziata italiana, Xerox sta studiando nuove modalità di convivenza tra documenti cartacei e digitali. L'obiettivo è una condivisione più efficace delle informazioni, una maggior produttività e la riduzione dei costi.
8 marzo 2005 - Andrea Lawendel

Ai piedi delle Alpi francesi, a Grenoble, è in funzione uno dei centri di ricerca inquadrati nel circuito dello Xerox Innovation Group ( www.xerox.com ). Questo gruppo collabora con il leggendario Palo Alto Research Center, meglio conosciuto come Parc, autentico simbolo della creatività della Silicon Valley, fucina di molte delle principali innovazioni nel campo del software e dell'hardware e oggi sussidiaria completamente posseduta da Xerox Corporation. Nella valle alpina, in un clima più fresco ma non troppo dissimile dalle temperate colline californiane, lo Xerox Research Center Europe (Xrce) affronta i temi tecnologici (ma anche sociologici) del lungo e fruttuoso rapporto con il documento, fino all'avvento del computer il principale veicolo di scambio dell'informazione fuori e dentro il mondo del lavoro. In particolare, lo Xrce si concentra sulla complessa interfaccia tra documenti cartacei ed elettronici, una frontiera di integrazione che ha smesso da tempo di puntare sulla scomparsa della carta (tutt'ora considerata un supporto molto efficiente) per sviluppare sistemi sempre più sofisticati per passare senza quasi accorgersene dal documento conservato nelle memorie digitali all'informazione usufruibile nelle più diverse forme, e viceversa.
Sul campus di Grenoble, realizzato intorno a una vecchia dimora patrizia negli immediati dintorni della città, lavorano un centinaio di giovani ricercatori di tutta Europa, con una folta rappresentanza italiana. E italiana, ma con una lunga esperienza di vita e lavoro all'estero, è il responsabile dello Xrce, Monica Beltrametti , un manager della ricerca che nella struttura gerarchica di Xerox Innovation Group risponde direttamente al francese Hervé Gallaire , presidente della divisione R&D e Chief Technology Officer di Xerox. Beltrametti ha studiato a Roma e ha conseguito un PhD in astrofisica presso il prestigioso Max Planck Institute di Monaco di Baviera. Prima del suo approdo in Xerox nel 1993, dove ha cominciato occupandosi di Businesses Relations, la direttrice dello Xrce ha lavorato in Canada, nell'Università dell'Alberta, che deve a Monica Beltrametti una infrastruttura It particolarmente avanzata.
«Negli ultimi tempi», racconta Beltrametti a Data Manager, «ci siamo focalizzati sulla trasformazione dei sistemi multifunzione Xerox. L'obiettivo è utilizzare questi dispositivi per l'accesso ai servizi documentali successivi all'acquisizione o scanning degli originali, partendo cioè dalla carta per avviare processi che diventano digitali». E' uno dei punti fondamentali della ricerca Xerox a Grenoble. Quella da tempo avviata dal colosso della fotocopia (che da poche settimane ha annunciato un importante cambiamento della sua strategia di branding e l'abbandono del marchio “Digital X” a favore di un nuovo logotipo aziendale) è una profonda rivisitazione del rapporto tra il lavoro d'ufficio e la carta. Una rivisitazione che va di pari passo con il vento di cambiamento introdotto qualche anno fa, quando il nuovo Ceo Anne Mulcahy ha preso in mano il timone di un'azienda in crisi, riportandola in quota. Uno dei mantra della “nuova” Xerox consiste appunto nella ottimizzazione dei costi di gestione documentale anche attraverso l'adozione di periferiche multifunzione, che in genere integrano le funzionalità di copia, stampa, scansione, salvataggio in rete e trasmissione/ricezione via fax, al posto dei dispositivi monofunzionali che ingombrano molti uffici e che generalmente sono ampiamente ridondanti, sottoutilizzati e dunque costosi.
L'acquisizione delle informazioni nei formati elettronici non viene necessariamente considerata come un'arma contro la carta, ma come uno strumento per una gestione ancora più rapida, efficiente e integrata di dati che, su richiesta del cliente, possono essere trasferiti da e verso la carta. «Le aziende che utilizzano i nostri sistemi multifunzione ricevono dai loro clienti moltissimi documenti cartacei, che vengono acquisiti e automaticamente classificati con l'Ocr, il riconoscimento ottico. Grazie alla nuova interfaccia FlowPort, che abbiamo aiutato a sviluppare, è possibile usare la carta per impartire, attraverso i comandi espressi tramite speciali segni, i “Glyph”, comandi che serviranno per gestire, distribuire o recuperare i documenti scansiti», prosegue Beltrametti affermando che la stessa Xerox ha adottato questi strumenti per ottimizzare le attività interne e rispondere meglio alle richieste scritte dei clienti.
Un altro esempio? «Ci sono situazioni in cui si ha a che fare con una copia cartacea e si ha la necessità di risalire a un testo originale archiviato elettronicamente. Con la tecnologia CopyFinder, basta una pagina della copia, un comando Glyph, e il nostro motore linguistico riesce a individuare l'informazione originale sulla rete locale dell'ufficio o direttamente su Internet». Secondo Beltrametti uno degli aspetti più interessanti dell'introduzione di queste interfacce, apparentemente esoteriche e complesse, è in realtà la facilità con cui i clienti se ne impossessano, inventando subito nuove applicazioni. «Alcuni dei nostri clienti, per esempio, utilizzano CopyFinder per ritrovare vecchi formulari archiviati». Con la funzionalità Patterns, invece, il sistema riesce in pratica a estrarre il senso dal documento e può risalire a testi diversi dall'originale ma simili per contenuto.
Un secondo filone di intervento a Grenoble riguarda la mobilità di persone che non sempre possono approfittare dell'accesso diretto alle periferiche di stampa o copia, o che entrano in contatto con questi dispositivi solo in momenti o in luoghi ben precisi. «Per questo, abbiamo studiato nuove interfacce e applicazioni per la stampa di documenti a partire da un Pda, un personal digital assistant», afferma Beltrametti. «Ma abbiamo pensato anche al flusso contrario, cioè l'acquisizione di un originale cartaceo e il trasferimento del contenuto verso i Pda, da dove il documento digitalizzato potrà essere nuovamento inoltrato verso le caselle di posta elettronica o verso altri multifunzione».
E' un bel salto rispetto ai tempi in cui la fotocopia veniva considerata un costo, vivo e pesante, nei bilanci aziendali. I documenti secondo Xerox, virtuali o cartacei che siano, entrano piuttosto a far parte degli asset di un ufficio, diventano un vero e proprio strumento di lavoro e di produttività. Per aiutare a contenere quelli che comunque restano pur sempre spese di gestione, Xerox ha potenziato le proprie attività di servizio con strumenti come Xoda, Xerox Office Document Assessment. Xoda, spiega Beltrametti, aiuta a valutare i processi di gestione documentale ai fini della loro ottimizzazione. «Con gli strumenti sviluppati qui al Xrce generiamo ulteriore valore aggiunto».
Gli studi sociologici svolti a Grenoble continuano a dimostrare che gli uffici preferiscono utilizzare la carta. Il paperless office pronosticato tanti anni fa, ammette Beltrametti, «è solo un mito. Dobbiamo piuttosto studiare le tecnologie che permettano di passare con estrema facilità dal mondo della carta al digitale». Magari rendendo “elettronica” la carta stessa. Gyricon, una sussidiaria Xerox, sta portando avanti una invenzione del Parc chiamata SmartPaper, un materiale plastico che visualizza le informazioni testuali e grafiche come sul monitor del pc e può essere scritto e riscritto elettronicamente, ma è sottile e flessibile quasi come un foglio di carta.
«Per ora, le due principali applicazioni della electronic paper sono nel settore alberghiero, dove viene utilizzata per realizzare cartelli informativi continuamente aggiornabili, e nella grande distribuzione», dove la carta elettronica serve per attaccare agli scaffali etichette dei prezzi direttamente connesse ai computer centrali, che possono aggiornare praticamente in tempo reale i prezzi visualizzati. «In questo modo riusciamo a imitare gli aspetti della carta più legati alla nostra socialità». La strada è ancora lunga, perché questi materiali sono ancora imperfetti, ma anche il passaggio dalla carta al digitale continua a rappresentare una sfida. «Un segmento molto innovativo è legato alla diffusione del formato Xml. Per esempio c'è molto interesse nella produzione di manualistica per autoveicoli o velivoli dove attualmente gli originali sono cartacei. Il prossimo obiettivo è rappresentato dalla conversione in Xml di questi contenuti».

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